O e-mail como forma de documentação

No últimos artigo, discutimos sobre o direcionamento de culpa quando um bug é encontrado no software. Aproveitando a temática, o artigo de hoje apresenta meios para se livrar de uma culpa injusta em um ambiente corporativo. Entre esses meios, o e-mail é um grande aliado, desde que você saiba como usá-lo para essa finalidade.

A nossa carreira profissional é um grande aprendizado. Aprendemos a lidar com diferentes pessoas, enfrentar situações diversas e buscar novas soluções. Da mesma forma, também aprendemos como nos tornar melhores profissionais e cuidar do nosso trabalho. Muitas vezes, aprendemos tudo isso com nossos próprios colegas de trabalho que, na verdade, se tornam nossos professores.

O assunto deste artigo foi uma dica do Gustavo Nito, um grande camarada com quem tenho compartilhado várias experiências profissionais. Além de especialista em infraestrutura e testes de software, Gustavo também me orienta em algumas questões relacionadas ao trabalho.

Introdução

Pois bem, se você trabalha com desenvolvimento de software, provavelmente conhece a importância de manter o histórico das atividades realizadas no projeto. Normalmente, as empresas de desenvolvimento utilizam uma ferramenta (de terceiros ou desenvolvida internamente) para que os profissionais registrem o status e descrição de suas atividades. Até mesmo ferramentas para controle de versão, como o TFS ou o SVN, fornecem meios para rastrear o histórico de códigos-fonte, facilitando a resolução de problemas. Mas, por que tudo isso é feito?

Fácil. Este histórico tem uma função de documentação do projeto, portanto, tudo o que é adicionado, removido ou alterado, é registrado.

Caso for necessário levantar o motivo pelo qual uma determinada funcionalidade foi removida do software há 2 anos, basta consultar a documentação. Isso evita que o Gerente de Projetos, Analista de Negócios ou o Analista de Sistemas passem horas procurando lembrar o motivo. Por isso, podemos afirmar que essa documentação é um respaldo que estes profissionais dispõem para evidenciar suas atividades, isto é, um meio de provar que o que eles fizeram teve um embasamento.
É justamente nesse sentido que o artigo será abordado.

Exemplo

Para começar, é fato que a comunicação entre a equipe, principalmente no desenvolvimento de software, é muito importante. Porém, o profissional deve tomar muito cuidado com o que lhe é solicitado pessoalmente. Se não houver meios para comprovar que alguém lhe fez uma solicitação cara a cara, o profissional estará arriscando a sua pele.

Imagine o cenário a seguir. O seu superior vem até a sua mesa e solicita que você faça uma alteração no módulo de compras do software. Detalhe: nada foi documentado. Três meses depois, já com essa alteração em produção, o gerente lhe chama em uma reunião e o questiona:

“Por que a funcionalidade X foi alterada no módulo de compras?”

E você responde: “O meu superior que solicitou. Podemos chamá-lo?”

Então, o superior entra na sala, analisa a situação e diz: “Não, mas eu não pedi que você fizesse dessa forma. Essa alteração que você fez não condiz com o que conversamos.”

Quem sai como errado na história toda? Você, claro.
Mesmo que você tenha feito exatamente o que o seu superior pediu, não há como provar que ele estava mentindo. Não havia ninguém naquele dia ouvindo a conversa entre vocês dois. Além disso, essa situação pode ainda lhe confundir: “Será que eu errei mesmo? Não ouvi direito o que ele disse?”. De qualquer forma, o problema é que, no final das contas, é um caso perdido. Aos olhos da gerência, o erro foi seu.

Tudo teria sido diferente se, no dia em que o seu supervisor solicitou a alteração, você tivesse dito: “Você poderia me enviar um e-mail com essa solicitação?”

E mesmo se ele recusar: “Não, não é necessário. É uma alteração básica.”

Insista: “Sim, entendo. Mesmo assim, procuro manter uma lista das atividades que preciso realizar.”

Ou então, use uma abordagem mais realista: “Se você me enviar por escrito, teremos um histórico dessa alteração e a rastreabilidade será mais fácil. Irei registrar a sua solicitação no nosso controle interno.”

Conclusão

Voltando ao mesmo cenário, se o gerente o questionasse sobre a alteração, bastaria somente imprimir ou encaminhar o e-mail como argumento. Neste caso, você sairia seguro da situação e a divergência ocorreria entre o superior e o gerente, que seria o correto. À vista disso, veja como um simples e-mail pode evitar complicações no trabalho.

A minha recomendação é: registre tudo o que for possível! Solicitações, reuniões, ausências e até dúvidas, caso forem sujeitas a esse tipo de complicação. Por exemplo, se você tem uma dúvida quanto ao prazo do projeto, envie um e-mail para o Gerente de Projetos e, quando ele responder, salve a mensagem. Do mesmo modo, caso tenha que confirmar uma regra de negócio, envie um e-mail para o Analista de Negócios e arquive a resposta.

Guarde os e-mails ou arquivos em uma pasta de fácil acesso e, se possível, divididos por data, pessoa ou assunto. É uma garantia que você terá de qualquer trabalho realizado.

Embora eu tenha mencionado somente o e-mail, essa dica também vale para qualquer outra forma de comunicação, como, por exemplo, os mensageiros instantâneos. Alguns mensageiros já salvam as conversas automaticamente divididas por pessoa, favorecendo este propósito. Atente-se também para reuniões (leve sempre um bloco de notas), documentos impressos ou anotações. Tudo o que for passível de servir como evidência, será útil.

Antes de finalizar o artigo, é importante deixar claro que o maior objetivo de utilizar o e-mail para essa finalidade é a segurança do seu trabalho, portanto, deve-se fazê-lo com bom senso. Nada de utilizar e-mails para acusar outras pessoas ou para desviar a culpa. Se o erro realmente foi seu, seja responsável e admita! Lembre-se: ética profissional é tão importante quanto a qualidade do seu trabalho.

Câmbio, desligo!
Abraço!